ด้วยปัญหาและอุปสรรค ในการบันทึกการออกเลขหนังสือทางราชการ ซึ่งได้แก่ บันทึกข้อความ หนังสือภายนอก คำสั่งต่าง ๆ ในรูปแบบของกระดาษ ทำให้สิ้นเปลือง และไม่สะดวกในการค้นหาเอกสาร ในการนี้ เพื่อให้ตอบสนองความต้องการในการบันทึกข้อมูลดังกล่าว ในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีความสะดวก รวดเร็ว และสามารถดูรายงานได้ออนไลน์ได้ จึงจำเป็นต้องพัฒนา “ระบบออกเลขหนังสือราชการ สถาบันวิจัยและพัฒนา”